Polityka prywatności – Energia i Środowisko

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Energia i Środowisko z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”, „my”).

1.2. Polityka prywatności została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.

1.3. Polityka dotyczy danych osobowych klientów, potencjalnych klientów, użytkowników serwisu internetowego, kontrahentów oraz ich przedstawicieli, a także innych osób kontaktujących się z nami w sprawach związanych z naszą działalnością w sektorze energetycznym.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Energia i Środowisko prowadząca działalność w branży energetycznej na terytorium Polski.

2.2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej,
• listownie na adres siedziby firmy,
• telefonicznie – dane kontaktowe udostępniamy w naszym serwisie internetowym i materiałach informacyjnych.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od charakteru relacji z nami, możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP/REGON (w przypadku działalności gospodarczej),
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby,
• dane związane z realizacją usług energetycznych: m.in. dane dotyczące punktów poboru energii, parametrów technicznych instalacji, numerów umów, dane rozliczeniowe,
• dane dotyczące korzystania z serwisu internetowego: adres IP, identyfikatory plików cookie, dane o aktywności na stronie, rodzaj przeglądarki i urządzenia,
• dane finansowe i księgowe: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, dane na fakturach,
• dane wynikające z korespondencji i kontaktu z nami: treść zapytań, reklamacji, uwag oraz odpowiedzi.

3.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• świadczenie usług i realizacja projektów w obszarze energetyki,
• przygotowanie ofert, analiz techniczno‑ekonomicznych, audytów energetycznych,
• obsługa zgłoszeń serwisowych, reklamacji i roszczeń,
• obsługa kontaktu przed zawarciem umowy.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• archiwizacja dokumentacji zgodnie z przepisami prawa,
• wywiązywanie się z obowiązków wynikających z regulacji dotyczących sektora energetycznego, prawa budowlanego, ochrony środowiska i innych przepisów szczególnych.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych oraz serwisu internetowego,
• prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności w sektorze energetycznym,
• marketing bezpośredni naszych usług (w granicach dopuszczonych przepisami prawa),
• utrzymywanie relacji biznesowych z kontrahentami i partnerami.

(d) Na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• wysyłka newsletterów i informacji handlowych drogą elektroniczną,
• wykorzystywanie określonych plików cookies w celach analitycznych i marketingowych,
• inne działania, o których wyraźnie informujemy w momencie pozyskania zgody.

4.2. W przypadkach, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi doradcze, prawne, podatkowe, księgowe,
• podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe, serwisowe oraz wsparcia technicznego,
• firmom kurierskim i pocztowym,
• bankom i instytucjom płatniczym,
• kontrahentom i podwykonawcom współpracującym przy realizacji usług energetycznych (np. projektanci, wykonawcy instalacji, firmy serwisowe), w zakresie niezbędnym do realizacji usługi,
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

5.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez zawarcie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, jeśli jest to wymagane przez przepisy.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

6.2. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach dojdzie do przekazania danych do państw trzecich (np. w związku z korzystaniem z niektórych narzędzi informatycznych), odbędzie się to wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich mechanizmów ochrony, zgodnie z RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres:

• trwania umowy oraz do czasu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• wymagany przez przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
• prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ewentualnego dalszego kontaktu,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody,
• do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu – w zakresie przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w bezpieczny sposób.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub żądania sprostowania,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w każdym momencie, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody.

8.2. Aby skorzystać z powyższych praw, możesz skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

8.3. Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

9.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

9.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie mechanizmy (np. w celu dopasowania ofert usług energetycznych), każdorazowo poinformujemy Cię o tym, przedstawiając zasady podejmowania decyzji oraz Twoje prawa z tym związane.

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Nasz serwis internetowy może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne),
• analizy ruchu i sposobu korzystania z serwisu (cookies analityczne),
• prowadzenia działań marketingowych i statystycznych (cookies marketingowe),
• zapamiętywania wybranych ustawień użytkownika.

10.2. Podczas pierwszej wizyty w serwisie możesz wyrazić zgodę na wykorzystanie określonych kategorii plików cookies lub odmówić ich użycia. Możesz również w każdym momencie zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej.

10.3. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje dostępne w serwisie.

11. Środki bezpieczeństwa danych

11.1. Dokładamy szczególnej staranności, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, stosując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniające:

• szyfrowanie połączeń (np. certyfikat SSL dla serwisu internetowego),
• systemy kontroli dostępu do danych,
• regularne aktualizacje i zabezpieczenia systemów informatycznych,
• odpowiednie procedury wewnętrzne oraz szkolenia personelu.

11.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione, które są zobowiązane do zachowania poufności.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, technologii lub sposobu świadczenia naszych usług.

12.2. Zmieniona wersja Polityki zostanie opublikowana w naszym serwisie internetowym z odpowiednią adnotacją o dacie aktualizacji.

12.3. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią Polityki w celu śledzenia ewentualnych zmian.

13. Dane kontaktowe

13.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych na naszej stronie internetowej lub w materiałach firmowych pod nazwą Energia i Środowisko.

13.2. Jeśli masz pytania dotyczące zakresu przetwarzania danych, swoich praw lub sposobów ich realizacji, zachęcamy do kontaktu – udzielimy stosownych wyjaśnień zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.